Vous entrez en 1:1 sans vous rappeler ce qui s'est dit la dernière fois. Le problème n'est pas votre mémoire. C'est qu'aucune de vos réunions ne laisse de trace exploitable par une machine.
Prérequis : un Claude Cowork réglé. Si le vôtre ne connaît pas encore votre contexte, commencez par là : réglez votre Claude Cowork en 20 minutes →
Un 1:1 mal préparé ressemble à un bon moment. On parle, on s'écoute, on repart content. Puis trois semaines passent et personne ne sait dire ce qui avait été décidé.
Le réflexe habituel, c'est de se promettre de mieux prendre des notes. Ça tient deux semaines. La vraie cause est ailleurs : vos réunions ne produisent rien qu'une machine puisse relire. Vos notes sont partielles, dispersées, et écrites pour vous seul.
Renversez l'ordre. D'abord la matière première, ensuite l'intelligence. Vos réunions deviennent des transcripts, les transcripts se rangent tout seuls, et votre IA a enfin quelque chose à lire avant chaque point.
À l'ère de l'IA, ce qui n'est pas transcrit n'existera pas dans le contexte de votre travail agentique. La règle ne souffre donc aucune exception : toutes vos réunions sont transcrites, en 1:1 comme en groupe. Visio, présentiel, appel de dix minutes dans le couloir. Vous ne saurez jamais ce que vous avez manqué, parce qu'on ne regrette pas une information qu'on ignore avoir perdue.
Un mot sur la répartition des rôles, parce que c'est la confusion la plus fréquente : Claude ne transcrit pas. Il ne rejoint aucun appel et n'écoute rien. Il lit les transcripts que d'autres produisent, les range, les relie et les exploite. L'outil capture, Claude comprend. Ne cherchez pas à faire faire les deux au même logiciel.
Granola écoute le micro et l'audio système depuis votre ordinateur. Aucun robot ne s'invite dans l'appel, donc rien à annoncer ni à négocier avec vos interlocuteurs.
Un enregistreur Plaud posé sur la table capte et transcrit la réunion. L'application mobile de Granola fait aussi le travail avec le micro du téléphone. Granola et Plaud, ce sont nos outils chez Marge.
Il récupère les transcripts, les range, prépare vos points et rédige vos follow-ups. C'est la couche d'intelligence, pas la couche de captation.
Un détail qui n'en est pas un : chez Granola, c'est la formule Business qui donne les transcripts complets et le connecteur MCP, sans quoi Claude ne peut pas interroger vos réunions.
Tout arrive au même endroit, en vrac. C'est voulu : vous ne devez jamais avoir à décider où poser un compte-rendu à chaud. Le tri est le travail de l'agent, pas le vôtre.
Dans le dossier de votre projet Cowork, créez cette arborescence :
Puis vous confiez le rangement à l'agent, une fois par jour. C'est le prompt 1. À partir de là, chaque conversation atterrit au bon endroit sans que vous y pensiez, et vos 1:1 puisent dans une matière qui grossit toute seule.
Le geste clé : l'agent range, il ne supprime jamais. En cas de doute il laisse le fichier dans transcripts/ et vous le signale. Un fichier mal rangé se rattrape, un fichier perdu non.
Chez Marge, deux personnes enregistrent avec deux outils différents et tout atterrit dans le même dépôt. Ça tourne tous les jours. Voici ce qu'on a appris à la dure, et que vous pouvez copier tel quel.
La règle qu'on a écrite après coup : quand deux personnes enregistrent la même réunion, on garde un seul fichier. Le premier arrivé gagne, le second ajoute ses notes à la fin du fichier existant et se marque en doublon. Sans cette règle, vous vous retrouvez avec deux versions du même échange et personne ne sait laquelle fait foi.
À installer en tâche planifiée, une fois. C'est la pièce que tout le monde saute, et c'est elle qui fait vivre le reste.
Crée une tâche planifiée "rangement des transcripts", chaque jour à 19h. Tes règles de rangement vivent dans le fichier regles-transcripts.md à la racine du projet. Relis-le à chaque exécution : c'est lui qui fait foi, pas ces instructions. À chaque run : 1. Liste les nouveaux fichiers du dossier transcripts/ et compare-les à l'index en bas de regles-transcripts.md. Ne traite que ce qui n'y figure pas encore. 2. Pour chacun, identifie de quoi il s'agit : un client (lequel), un projet interne (lequel), un 1:1 (avec qui), ou quelque chose qui n'a rien à faire ici. Sers-toi des participants, du titre et du contenu. 3. Renomme au format AAAA-MM-JJ-type-contrepartie.md, puis déplace dans le bon dossier. 4. Ajoute une ligne à l'index : date, titre, statut, destination. Statuts possibles : rangé, hors-scope, à-router, doublon. Ne supprime jamais une ligne existante. 5. Si tu hésites, ne déplace rien : statut à-router, et tu me le signales. 6. Si un fichier existe déjà pour la même date et la même contrepartie, n'en crée pas un second : ajoute ce que le nouveau apporte à la fin du fichier existant, et marque doublon. 7. Termine par trois lignes : ce que tu as rangé, ce que tu as laissé, et ce qui mérite mon attention dans ce qui s'est dit. Tu ne supprimes jamais un fichier. Tu ne contactes personne.
Celui que vous utiliserez toutes les semaines. Gardez-le sous la main, ou faites-en une tâche planifiée la veille de vos points.
Prépare mon 1:1 avec [prénom]. Relis les transcripts de ses deux derniers points, son fichier de suivi, et ce qu'on s'est échangé par mail depuis. Puis donne-moi, en cinq lignes maximum : 1. Ce qui avait été décidé la dernière fois, et où ça en est vraiment. 2. Une question sur les avancées, précise, qui appelle autre chose qu'un oui. 3. Une question sur les blocages, formulée pour qu'il soit facile d'y répondre honnêtement. 4. Un engagement de ma part à revérifier : quelque chose que je lui avais promis. 5. Un sujet qu'on repousse depuis plus de trois points, s'il y en a un. Pas d'introduction, pas de conclusion. Les cinq lignes, c'est tout.
La ligne 5 est celle qui pique. C'est aussi celle qui rapporte le plus : le sujet qu'on repousse depuis trois points est presque toujours le vrai sujet. Sans transcripts, elle est impossible à produire.
Il vaut pour vos 1:1 comme pour vos rendez-vous clients. Le transcript est déjà là, il ne reste qu'à en tirer un message.
Prends le transcript de ma réunion de [aujourd'hui / date] avec [personne ou société]. 1. Mets à jour le fichier de suivi correspondant : nouveaux engagements avec leur échéance, engagements tenus à cocher, sujets qui restent ouverts. 2. Rédige le follow-up email, dans ma voix : ce qu'on a décidé, qui fait quoi pour quand, et la prochaine échéance. Court, pas de résumé de la conversation, personne ne relit un compte-rendu. 3. Dis-moi la seule chose que je dois faire moi-même avant le prochain point. Tu crées un draft directement dans mes emails, je valide. Tu n'envoies rien.
transcripts/ devient un débarras de six cents fichiers. Le rangement est une tâche planifiée dès le premier jour.Le montage tient depuis quelques semaines et vos transcripts s'accumulent. Trois façons d'en tirer plus, dans l'ordre de difficulté.
1. La revue du lundi. Une tâche planifiée qui balaie tous les fichiers de suivi et vous sort ce qui traîne : les engagements en retard, les vôtres compris, et les personnes que vous n'avez pas vues depuis trois semaines.
Crée une tâche planifiée "revue du lundi", chaque lundi à 8h. À chaque run, relis tous les fichiers de suivi et les transcripts de la semaine écoulée, puis donne-moi : 1. Les engagements dépassés, les miens en premier. 2. Les personnes que je n'ai pas vues en 1:1 depuis plus de trois semaines. 3. Les sujets ouverts qui reviennent chez plusieurs personnes : c'est souvent un problème d'organisation, pas un problème individuel. Court, factuel, sans commentaire de motivation. Tu ne contactes personne.
2. La mémoire commerciale. Vos transcripts clients valent autant que vos 1:1. Demandez à votre agent ce qu'on vous a dit sur les prix lors des trois derniers rendez-vous, ou quelles objections reviennent chez tous vos prospects. C'est la question que personne ne peut répondre de mémoire, et la réponse est déjà dans vos dossiers.
3. La préparation d'entretien annuel. Douze mois de transcripts et de suivi valent mieux que trois souvenirs récents. Une synthèse par personne, avec les engagements tenus, les progrès datés et les sujets récurrents, et le biais de fraîcheur tombe tout seul.
Un rituel qui tient chez une personne est une habitude. Le même rituel qui tient chez trente managers, branché sur vos outils et vos règles métier, c'est un système. C'est ce que Marge construit chez les ETI.
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